Als accountant heb je massa’s cijfers ter beschikking. Maar als je die allemaal doorstuurt, belanden ze vaak in de digitale schuif.

De kunst is niet om meer te rapporteren, maar om slimmer te kiezen wat relevant is voor jouw ondernemer.

Als accountant zit je op een berg data

Je hebt toegang tot boekhouding, historiek, trends, kostenstructuur, marges, cashflow en personeel. Dat is een goudmijn. En het is menselijk dat je wil tonen hoeveel werk daarin kruipt. Dus je stuurt je klant een dik rapport met heel veel cijfers.

Maar voor veel ondernemers voelt dit dik rapport aan als: “oké… en nu?”

Waarom “alles tonen” meestal niet werkt

Een rapport met veel grafieken en cijfertjes is perfect verdedigbaar. Alleen:

• ondernemers hebben weinig tijd
• ze missen context
• ze weten niet wat belangrijk is
• ze twijfelen wat ze ermee moeten doen

Met als resultaat dat het rapport niet wordt gelezen of gebruikt. Dus meer pagina’s betekenen niet altijd meer waarde. Het komt erop aan je ondernemer de cijfers te geven die hij op dat moment nodig heeft.

Slimmer rapporteren start bij jou als kantoor

De eerste stap is niet: “wat kan ik allemaal tonen?” maar de eerste stap is: “wat vinden wij als kantoor relevante cijfers?”.

En dat hangt af van:

• het type onderneming
• sector en businessmodel
• grootte en maturiteit
• met of zonder personeel
• groeifase of stabiliteit

Tip: maak een vaste kantoortemplate per type klant die kan dienen als basis. Dat maakt je rapport betrouwbaarder en je werk efficiënter.

Daarna pas: wat is nu relevant voor dit specifieke bedrijf?

Eens je als kantoor één of meerdere standaardflows hebt, ga je kijken naar de situatie van die ene ondernemer.

Er zijn grofweg twee scenario’s:

Scenario A: alles loopt vlot

Dan heeft die ondernemer vooral nood aan:

• helikopterview
• bevestiging dat het goed zit
• richting: waar wil je naartoe?

Je rol verschuift dan van “cijfers uitleggen” naar “mee vooruit kijken”.

Scenario B: er wringt iets

Dan moet je detecteren waar het probleem zit. Vaak zit het in één van deze domeinen:

• margeprobleem: er blijft te weinig over
• groeiprobleem: te weinig omzet
• cashflowprobleem: te weinig geld op het juiste moment
• personeelsrendement: te weinig output voor de loonkost

En dan wordt rapportering pas echt praktisch: je kiest één topic om samen aan te pakken.

Rapportering in verschillende lagen

Niet elke ondernemer heeft hetzelfde nodig. Je kan rapportering zien als drie lagen:

Laag 1: Volledige standaardrapportering

Alles wat je kan berekenen zit erin. Dat is handig als basis tijdens je voorbereiding, maar is voor heel wat ondernemers te veel.

Laag 2: Kantoortemplates per type klant

Je kort in, zet in een logische flow, en focust op wat jij relevant vindt per doelgroep.

Voorbeelden van types klanten:

• operationele vennootschappen (marge en personeel belangrijk)
• managementvennootschappen
• vrije beroepen
• eenmanszaken

Laag 3: Rapportering op maat per ondernemer

Hier maak je het echt adviesgedreven:

• rapport op maat
• eigen teksten en uitleg
• resultatenrekening herschikken naar hun realiteit
• sneller inzichten delen (eventueel met hulp van AI)

Zo maak je van cijfers een verhaal dat de ondernemer snapt én gebruikt.

De gouden tip: stuur niet gewoon een rapport, maar plan een cijferbabbel

Stuur je rapport niet zomaar door, maar koppel er altijd een gesprek aan vast.

Nog beter:

• eerst de babbel
• daarna pas het rapport

Zo krijgt de ondernemer context, richting en vertrouwen. En dan belandt je werk niet in de virtuele schuif.

Je hoeft niet alle cijfers mee te nemen. Je neemt de juiste cijfers mee, voor die ondernemer, op dat moment.

Ik wens je veel plezante en praktische cijferbabbels!

Masterclass rapportering Intellifin

Het seizoen van de balansbesprekingen is gestart. Dit is hét moment om je jaarrapportering slim te organiseren en je klantgesprekken beter te sturen.

In de gratis online masterclass “Jaarrapportering met Intellifin” tonen we je in ongeveer één uur stap voor stap:

• welke jaarrapporten er zijn (van standaard tot maatwerk)
• hoe je slim personaliseert
• hoe je kantoortemplates maakt en beheert
• hoe je start met rapportering op maat via Intelliview

Schrijf je in en vertrek met een duidelijke aanpak voor de komende weken.